Acuerdo de encargo de tratamiento

1. Partes y objeto

Este acuerdo forma parte de los Términos del servicio y se celebra entre el Cliente, titular del negocio registrado en Totem, que actúa como titular del banco de datos y responsable del tratamiento, e INTERMEDIAHOST S.A.C. (RUC 20566575923, Jr. De la Roca de Vergallo N° 493, Of. 1508, Urb. San Felipe, Magdalena del Mar, Lima 15076, Perú), que presta Totem y actúa como encargado del tratamiento.

Regula los datos personales de los compradores, contactos y demás personas con las que el Cliente se relaciona y que el Cliente guarda o procesa en Totem («los datos del encargo»).

2. Qué datos y para qué

Totem trata los datos del encargo solo para prestarle el servicio al Cliente y según sus instrucciones, que son las que el Cliente da al usar y configurar Totem. Totem no los usa para sus propios fines, para enviar publicidad de Totem, para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para cruzarlos con los de otros negocios.

3. Obligaciones de Totem

• Tratar los datos solo según las instrucciones del Cliente y avisarle si una instrucción le parece contraria a la ley.
• Mantener los datos de cada negocio aislados de los de los demás y aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas.
• Que su personal acceda a los datos solo cuando hace falta para el soporte que el Cliente pide o para la seguridad del servicio, con deber de confidencialidad.
• Avisar al Cliente de inmediato de todo incidente de seguridad que afecte los datos del encargo, con lo que se sepa del incidente y de las medidas tomadas, para que el Cliente pueda cumplir sus propias obligaciones de aviso.
• Ayudar al Cliente a atender los derechos de los titulares (sección 6).
• Dar al Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo.
• Al terminar el servicio, permitir la exportación de los datos y después suprimirlos según la sección 8.

4. Obligaciones del Cliente

• Tener una base legal para cada dato que guarda en Totem y, para enviar comunicaciones comerciales, el consentimiento previo y expreso de cada destinatario. Totem registra los permisos y las bajas y bloquea el envío de marketing sin permiso registrado.
• Informar a sus compradores, en la política de privacidad de su tienda, cómo trata sus datos y que usa a Totem como encargado.
• Atender en plazo las solicitudes de los titulares (sección 6).
• No cargar en Totem datos sensibles que no necesite para su negocio.

5. Subencargados

El Cliente autoriza a Totem a usar estos proveedores para prestar el servicio:

El canal de WhatsApp lo conecta el Cliente con su propio número. Por QR, los mensajes viajan por WhatsApp según las condiciones que el Cliente aceptó con ese servicio. Con el WhatsApp oficial, Totem envía y recibe los mensajes en nombre del Cliente por la WhatsApp Business Platform de Meta, que los trata además según las condiciones de WhatsApp Business que el Cliente aceptó con Meta.

Totem avisa al Cliente con al menos 30 días de anticipación antes de agregar o cambiar un subencargado. Si el Cliente no está de acuerdo, puede darse de baja sin penalidad. Los subencargados que están fuera del Perú implican un flujo transfronterizo de datos: Totem lo hace solo para prestar el servicio y con subencargados que se obligan a proteger los datos con un nivel adecuado, conforme a la Ley N° 29733 y su reglamento.

6. Derechos de los titulares

• Una solicitud de un comprador o contacto del Cliente le llega al Cliente, que es quien decide y responde. Si llega a Totem (por ejemplo, a privacidad@totem.pe), Totem la deriva al Cliente sin demora.
• El Cliente responde dentro de los plazos legales. Los del reglamento de la Ley N° 29733, en días hábiles: información, 8; acceso, 20; rectificación, cancelación y oposición, 10. El retiro del consentimiento para comunicaciones comerciales es inmediato.
• Totem da al Cliente herramientas para cumplir: en el panel puede buscar, corregir y borrar los datos de una persona y registrar sus bajas de marketing. La entrega de los datos de una sola persona en un archivo todavía se está construyendo; mientras tanto, Totem ayuda al Cliente a prepararla si se lo pide.
• Si el Cliente no responde: Totem le avisa al Cliente que la solicitud sigue pendiente. Si al vencer el plazo sigue sin respuesta, Totem informa al titular que su solicitud está en manos del Cliente y le indica la vía para presentar su reclamo ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. Totem no decide por el Cliente sobre el fondo de la solicitud.

7. Conservación

Plazos de conservación de los datos del encargo. Donde la columna «Se aplica solo» dice «Todavía no», los datos se conservan mientras el Cliente no los borre y hasta que exista la tarea que aplica el plazo.

8. Fin del servicio

Al terminar el servicio, el Cliente puede exportar sus datos según los Términos del servicio. Después, Totem suprime o anonimiza los datos del encargo según la sección 7, salvo los que una norma obliga a conservar (comprobantes electrónicos y Libro de Reclamaciones), que se conservan con esa base y sin otro uso. Totem los conserva por cuenta del Cliente durante el plazo legal y después los suprime; antes de la baja, el Cliente puede exportar una copia.

9. Vigencia

Este acuerdo rige mientras Totem trate datos del encargo, incluso después de terminado el servicio y hasta su supresión.